Doen: Detox mijn inbox

Met mijn digitale bereikbaarheid is niets mis, maar met de verwerking ervan wel. Het e-mail verkeer dat mij bereikt is in de afgelopen jaren zo gegroeid dat ik “Inboxicated” ben: als je inbox de toegestane limiet overschreden heeft. Met regelmaat stel ik filters in werking terwijl ik weet dat deze tijdrovende handelingen de “Spamnesia” niet structureel oplost. Spamnesia is in feite de junkmail disease waarbij je periodiek spambericht verwijdert en je uitschrijft van ongewenste mails om te voorkomen dat je het overzicht volledig verliest. Email heeft de manier van werken en hoe we ons hierbij gedragen in korte tijd verandert zoals uit deze presentatie inboxzero van Merlin Mann blijkt. Help, is er een antwoord op proactief e-mail management overload, hoe detox is mijn inbox?

Stap 1. e-Mail reduceren
Inbox zero van Merlin Mann helpt je in de bewustwording om je eigen e-mail gedrag te verbeteren. Er zijn grofweg 5 opties die je kunt toepassen voor iedere mail in je inbox:
1. verwijder of archiveer (KISS- Keep it simple stupid: 1 archief map voor alle e-mails want je hebt zoekt functie in Gmail).
2. Delegeer, stuur e-mails door naar anderen en vraag hen te reageren of de opdracht uit te voeren. Zorg wel voor iemand follow up en stel een reminder in, het blijkt toch jouw reputatie.
3. Reageer, bij voorkeur niet langer dan vijf zinnen. Ontdek je comfort zone, je eigen e-mail stijl, zorg dat je werk en mailplezier blijft stromen.
4. Bewaar e-mail wanneer je meer tijd nodig hebt om het weg te werken, iets dat je moet uitzoeken, wat meer werk vraagt, plan de beantwoording in de “to respond folder.” Zo hou je je inbox leeg en overzichtelijk en en lees je alleen wat je nog niet gelezen hebt.
5. Voer direct uit wat je uit kunt voeren, plan activiteiten in je kalender en takenlijst, zorg dat je inbox leeg is omdat je er anders door wordt geleefd.

Stap 2. e-Mail organiseren
Google Mail kan je helpen om prioriteiten te stellen. ZigMail helpt je e-mail te organiseren. ZigMail stopt de e-mails automatisch voor je in verschillende categorien waardoor de verwerking – lezen, reageren of verwijderen – veel gemakkelijker gaat. ZigMail zorgt ervoor dat belangrijke berichten niet meer ondersneeuwen maar de prioriteit krijgen die het verdient. Waar ZigMail je helpt mail te organiseren met filters,verzorgt Sanebox – de e-mail filtering voor je. Met Awayfind kun je mobile alerts instellen zodat je prompt kunt reageren op e-mails van je baas, je projectteam of van klanten. herinneringen inrichten zodat je belangrijke taken Met Lost Photos kun je makkelijk foto’s die in e-mails als bijlage zijn meegstuurd op je computer terugvinden en met Fluent geniet je meer van e-mail door de visuele user interface die je mailbox verandert in een prettige en overzichtelijke workflow manager. Maar let op, er is een groot verschil in e-mail reduceren en organiseren. Start daarom eerst met het verkleinen van het aantal e-mails, bijvoorbeeld met unroll.me en werk daarna je inbox leeg met de e-Mail game, die helpt je om op speelse wijze je inbox op te ruimen en acties uit te voeren. Hoe sneller je e-mail wegwerkt hoe meer punten je wint. Nadat je inbox is opgeruimd ontvang je een rapport met spelresultaten en je positie in de ranglijst.

Stap 3. e-Mail assistentie
Om te voorkomen dat je steeds meer tijd nodig hebt om e-mail te reduceren en te organiseren kun je tijd besparen met inbox automatisering. Tray.io helpt je om direct acties automatisch uit te voeren na ontvangst van specifieke e-mails zoals het direct opslaan van bestanden, autoreply naar relaties, verzamelen van contacten in een specifieke groep en je kunt ook zelf acties aanmaken. Wanneer je op een e-mail hebt geantwoord en wacht op een follow-up is er Followup.cc of FollowUpThen. Met FollowUpThen kun je de to-do’s uit je inbox verwijderen en ontvang je automatisch een reminder op de ingestelde termijn. Met Boomerang voor Gmail kun je e-mails vast maken en inplannen voor latere verzending en verschillende follow-up features instellen. Het is heel eenvoudig om Boomerang toe te voegen aan je e-mail omdat de dienst automatisch verschijnt wanneer je een nieuw bericht opstelt. Het versturen van e-mails na middernacht behoren tot het verleden en de instelling van follow-up features helpt je om adequaat op openstaande offertes en vragen te reageren. De service geeft een overzicht van alle openstaande taken zodat je effectief je tijd kunt inzetten voor follow-up. Met PhilterIt kun je nieuwsberichten filteren van persoonlijke berichten, het is iets minder definitief dan je direct uit te schrijven en prettig voor wie nieuwsberichten van merken graag wil behouden.

e-Mail innoveren
Er zijn verschillende e-mail tools ontwikkeld die het gebruik voor consumenten en bedrijven vergemakkelijkt. De leesbaarheid van mail vergroten kan met MovableInk . Hiermee wordt email dynamischer en relevanter gemaakt door het gebruik van GEOtags, count down timers en tweets verandert de inhoud van e-mail op basis van tijd, plaats en sociale context en zelfs de content kan automatisch worden aangepast naar het apparaat waarmee mail gelezen wordt. Rapportive verstrekt direct sociale CRM informatie over de persoon die je mailt. Handig voor klantenservice, netwerken en consumenten omdat je meteen kunt zien wie jou benadert. Met Shortmail is het mogelijk om de inhoud van e-mails te beperken tot 500 karakters. Of hiermee de effectiviteit toe neemt weet ik niet, het zal in ieder geval tijdwinst opleveren omdat de tijd die je aan het lezen van e-mails lezen kunt verminderen.

Start To Detox je Inbox
Mijn stap 1 is verschillende e-mail adressen naar 1 inbox brengen zodat ik overzicht krijg, daarna start ik met e-mails reduceren om het vervolgens te kunnen organiseren. En jij? hoe ga jij meer tijd besparen om slimme, nuttige en leuke dingen te kunnen doen in 2013?

Copyright: Athalie Stegeman | Ontwerp: DPid Ontwerp | Website: Piri Piri Marketing & Communicatie